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商标档案是在商标注册和管理过程中产生，具有利用价值。并被人们按一定规律保存起来的商标文件材料。商标档案主要来源于两个方面.一是由商标权取得、维持、终止这一过程所产生的商标文件材料转化而来。二是由国家商标主管机关发布的法规、文件以及国家商标工作中有关重大事件的原始记录转化而来。属于前一来源的主要有:商标注册申请书、商标图样、商标续展、转让、变更注册申请书、商标异议裁定书、商标复审裁定书、商标争议裁定申请书以及商标主管机关的审核、处理决定等。属于后一来源的，主要是指商标主管机关颁发的有关法规、管理办法或暂行条例，有关重要会议形成的文件、纪要，以及具有重大指导意义的处理决定等.由于前一来源的商标文件材料构成商标档案的主要部分.因此，下面讨论时，主要侧重于商标档案的这一部分。
商标档案的概念，应从这样几方面把握:
1.商标档案是商标活动的原始记录.在商标注册的申请、审查、复审以及注册商标的续展、变更、转让、撤销等一系列活动中，留下了申请人的手迹，主管部门和商标注册机关的意见、章等，这些手迹、意见及其它有关文字材料，构成了商标档案的主要内容。同时，这些手迹、意见，作为原始的记录和反映，是商标活动这一客观过程的历史见证，在史实内容上具有真实性和可靠性.
2.商标档案是由商标文件材料转化而来的.商标注册申请、
审查和商标管理过程中，产生大量的商标文件材料，对这些文件材料进行加工、整理，按一定的要求归档，保存起来，形成了商标档案。商标档案只是商标文件材料的一部分，即有保存价值的部分。商标文件材料只有进行处理之后，由专室专人保管起来，才成为商标档案。商标档案不是人为事后编写的，而是由商标注册和管理过程中自然产生的商标文件材料转化而来的。由于工作的需要，人们才有惫识地将其保存起来。商标档案作为一种重要的史实资料和法律凭证，不容任意涂改，借阅时也要经过严格的手续.
3.商标文件材料转化为商标档案是有条件的。首先，并不是所有的商标文件材料都可以转化为商标档案，只有那些有利用价值的部分，才有必要归档入室，作为商标档案保存起来。那种不作必要剔除，全文必档的作法，只会增加档案工作的业务量和增加利用档案资料的麻烦，因而是不可取的。其次，转化为商标档案的，必须已经承办完毕或告一段落的商标文件材料。那些处于传达、使用、处理过程中的商标文件材料，是不能人为地转为档案存放起来的.再次，作为商标档案的商标文件材料，是按照一定规律保存起来的.即根据商标文件材料本身的特点以及商标管理工作的实际需要，按照一定的规则将其保存起来，而不是杂

商标档案一般包括商标图样和有关商标方面的文字材料两大部分。归档保存的商标图样是商标档案的重要内容，也是商标专用权保护的直接对象。文字材料部分则直接叙述和反映了商标专用权取得、维持、商标使用等一系列活动，是商标档案的主要部分.这一部分主要包括商标注册、复审以及注册商标的续展、变更、转让、使用许可、撤梢、注梢、商标争议裁定、商标侵权处理等活动中产生的文件、材料。商标档案除了具有较强专业性特点以外，还有一个很重要的特点，那就是它不象其它领域或部门档案那样具有保密性。绝大
多数商标档案没有密级规定，需要利用者通过一定手续即可查阅。

商标档案的作用，主要有两个方面:
1.法律凭证作用。商标档案准确地反映了商标从申请到审查.由核准到使用的全部历史，准确地记载了商标保护的对象、商标保护的范围和商标保护的时间，因此，在判断商标权的归属，商标权的有效性等方面，起着一种法律凭证作用。首先，可以利用商标档案确认商标专用权的归属。在商标注册和商标使用过程中，不可遴免地会出现商标权利归属的纠纷，商标档案所记载的权威性史实，可以为商标权归属的确认提供真实、可靠的依据.其次，可以利用商标档案确认商标侵权行为。商标侵权诉讼中，一方面要确认商标权的有效性，因为只有注册商标才享有商标专用权，受到商标法保护;另一方面还要确认第三方所使用的商标确实与注册商标相同或相似。上述事实的确认，均盆以商标档案为依据.商标档案所记载的注册事实、注册时间，以及商标图样和核定商品等对商标权的有效性和商标之间是否冲突的判断，提供权威性的证据.再次，可以利用商标档案开展产品评优和其它商标管理活动。比如，根据商标档案所记载的商标有效期，份促企业及时办理商标续展手续;根据商标档案，为企业办理商标补证手续;根据商标档案的记载，判断商标是否依法使用等。
2.商标档案的信息交流和史料利用作用。商标档案作为反映商标活动的历史记录，在商标的研究工作和商标工作的信息交流方面，具有很!要的作用。比如可以利用商标档案向社会各界提供反映商标情况的信息，使企业能够了解所在行业、地区及竞争企业的商标注册和使用情况.同时，通过查阅商标档案，掌握有
关数据资料和对这些资料进行综合分析，可以发现商标使用和管理工作中的问肠，预测商标工作的发展趋势，为制定商标管理法规提供依据.此外，还可以利用商标档案解决国际上的商标纠纷，开展国际间的友好合作与文流。